時間管理四象限還不夠!8種改善拖延症的方法,高效生活、習慣養成不難!

時間管理四象限還不夠!掌握9種改善拖延症的方法,高效生活、習慣養成不難!

最後更新日期 2021-08-19

你是否無法做好時間管理或是始終無法養成好習慣?是否想改變卻又一再地拖延著?

本文將介紹9種方法,從心態面、規畫面、執行面來終結拖延症,如果你也被拖延症困擾很久,常覺得生活過得渾渾噩噩,歡迎繼續看下去,文章大約花5分鐘的時間,內容肯定會對你有幫助!不過更重要的還是要去實踐哦!

為什麼時間管理四象限還不夠?

說到時間管理,大家肯定聽過艾森豪矩陣或是四象限法,以二維度來將事情的重要性、緊急性規劃出優先順序

時間管理四象限

問題是,有些人已經絞盡腦汁將待辦事項列出並分類,仍可能有事情同等緊急、重要,很難比較出順序,這反而會讓自己增加焦慮、煩惱。

接著等真正要去執行時,重要的事我們總能找到理由拖延,而聊天、滑手機這類不重要、不緊急的事卻在無意間佔據了許多時間。明知道什麼該先去做,什麼不做也沒關係,但為什麼又是這種結果呢?

理論是一回事,實踐又是另一回事。若光是用時間管理四象限排出事情優先順序,卻沒有依照自身狀態妥善規劃,最後也只是徒勞而再度拖延罷了。

心理學分析:拖延症背後的祕密

人不只會恐懼失敗,還會恐懼成功。在無法確定結果的狀態下,人都會變得小心謹慎而抗拒改變、延遲行動。

恐懼失敗:完美主義Perfectionism

想做很多事卻遲遲無法開始、認為自己要準備好再開始…都是完美主義造成的現象,因為會擔心事情做得不夠完美、不符合高標準而造成自己內心沮喪、自責。

而這股失望感在行動之前,就足以讓人寧願先將事情耽擱著,也不願勇於挑戰、嘗試。

舉例:想看的書很多,但完美主義作祟,覺得看書應該要從頭看到尾,而平常的閒暇時間不夠將書「看完」,故書架上擺滿了從未翻過的書。

恐懼成功:約拿情結Jonah Complex

約拿情結是由心理學家馬斯洛所提出,這是一種在機遇面前自我逃避的心理情緒狀態,導致我們不敢去做自己能做得很好的事,甚至逃避開發自己的潛力。在面對榮譽、成功等美好的事物時,總是浮現「我不配」、「我沒辦法」的念頭,最終便錯失了機會。

舉例:為了看完那些書,想嘗試學習速讀,卻認為不默唸、不逐字看等方法「不適合自己」而沒有去實踐,逃避了提高閱讀速度的機會。

許多人學習新事物時,常會認為不適合自己,而將「實踐」拖延著,拒絕做出任何改變。但有時候這些「不適合」只是出自於「不熟悉」,如果多嘗試幾次,可能就會覺得得心應手。

延伸閱讀:【腦力開發】最完整的速讀教學(文內有體驗),5分鐘瞭解高速閱讀的原理!

拖延洞察表格

思想大師諾曼.文特森.皮爾曾說過:產生不安情緒92%的原因並非起因於現實生活,而剩下的8%自己也能妥善處理。

寫下你拖延的事件,釐清煩惱原因,終結非理性的胡思亂想。

拖延洞察表格

改善拖延症的九種方法

心態面

前面提到,拖延大多是心理因素造成,因此在做時間管理前,我們必需要建立良好的心態。

#1 遊戲模式

人每天的狀態不可能完全一樣。

許多遊戲中,玩家有「三條命」,能在生命值歸零後原地復活。將習慣養成或目標設定套用遊戲模式,保持彈性,不要求一週七天都要做到。

所以不要對自己有太嚴苛、高標準的要求,保持彈性才是長遠之路

例如:想養成運動的習慣,剛開始可以給自己「三條命」彈性,一週內有四天做到就已經值得鼓勵了。

#2 降低門檻

人只有看到一定的可能性才會想去行動。

完美主義者的高標準往往造成「沒準備好」的結果,但若能降低門檻,循序漸進地執行,便能提高行動的動機。

降低門檻

舉例:在家做肌力訓練,五種動作各3下應該會比五種動作各30下更讓人願意嘗試。

而這正是《微習慣》的重點,將門檻降至不需要花太多的時間精力便能達到的程度。《原子習慣》一書中也有提到,每天只要進步1%,一年後將會進步37倍!

#3 想像過程

目標是有具體執行過程的願望。

如果想著「我想要考上第一志願」而沒有去想該以什麼方法完成,這是只是願望。

目標應該是想像過程,「我要應用高效學習法,以終為始,先做題目並帶著問題去翻書;做筆記時,記錄關鍵字;在學習後,透過積極回想複習內容;最後用自己的話解釋重點概念或教導他人。一年後我會考上第一志願」。

想像執行過程的好處,是能讓目標進入潛意識中,增加執行的機率。

延伸閱讀:【高效學習】你「學」會了嗎?4種方法,讓你讀書、考試、實作都能事半功倍!

規劃

Out of sight,out of the mind.” 意思是眼睛看不到之物,容易被遺忘。動筆規劃、掌握流程,別讓時間悄悄溜走!

#1 清空大腦

大腦是用來思考,不是用來記雜事的。

高效學習文章中有提到,工作記憶的容量只有4±1,因此當你想到瑣碎的事情時,會發生兩種情況,一種是遺忘它,專心做事;另一種則是記得它,無法專注。

透過寫字或打字將待辦事項記錄下來,不只能減輕壓力,更能清楚了解該做哪些事,但要記得區分習慣清單與待辦清單,兩者不要混為一談。

待辦清單與習慣清單分開

#2 目標細分

遠大的目標必定是由多個小目標所組成。

分治法(Divide and Conquer)本是應用在演算法 ,若套用在目標上,則是將一個大型的目標細分成幾個小目標,然後再一個一個去達成。這有點類似刻意練習,先分析出達成目標需要的幾個步驟,再針對每個部分重複練習。

目標細分

我們已經有降低門檻的概念,在規劃階段可以製作備份計劃,也就是次要目標。當目標無法達成時,至少也要達到的某種程度

目標備份計畫

#3 零碎時間

我們無法增加時間長度,但可以提高時間價值。

向客戶提案的一分鐘可能價值上萬;隨意滑臉書的一分鐘可能一文不值,隨著用途不同,時間的價值也不同,端看你如何運用。

生活裡總會有一些零碎時間,如:等結帳花的三分鐘、等公車花的五分鐘、等餐點花的十分鐘、等看診花的十五分鐘。這些零碎時間每天、每週、每月加總起來可不是小數目,若能提前做好規劃,便能有意識地有效運用時間而非隨意放任時間流逝。

零碎時間表

#4 預留空白

計畫趕不上變化,仍要做好規劃。

行程與行程之間不能排得太緊,因為做事所花的時間可能會超過預期,因此需要「留白」,保留彈性。但這裡要說的「留白」是為了檢視是否有確實執行計畫。

*此表格參考《原子時間》,並針對我自己的需求加以修改。

日計劃該怎麼寫?

我自己在寫日計劃時,若有照計劃執行則在執行區打勾;若做了其他事情,則在執行區明確寫下。檢視的好處,是能確認自己目標細分是否恰當以及對時間的掌控是否準確,更能叮囑自己不能虛度時光

執行

比規劃更重要的,是去實踐。行動吧!終結拖延症。

#1 期限壓力

充裕的時間是拖延症的溫床。

帕金森定律 (Parkinson Law ) 指的是當任務的期限很長,我們便會傾向於拖到最後一刻才開始做。因此我們可以刻意縮短任務期限,透過良性壓力(Eustress)迫使自己心裡產生急迫感而立即行動。

#2 五秒法則

倒數5-4-3-2-1,行動吧!在大腦抗拒之前。

行銷高手法克蘭.貝特格(Frank Bettger)說過一句話:「當你還在猶豫不決之時,恐怕事情已經變地不可收拾了。」

《五秒法則》的作者梅爾在人生最困頓的時刻,偶然看到火箭倒數升空的影片,五秒法則因而誕生,她便在隔天開始將五秒法則實際應用於生活中,此舉改變了她的一生。

而你也許有聽過蔡戈尼效應( Zeigarnik effect),是指相較於已經完成的工作,人們比較容易記得未完成的,或是被打斷的工作,因為人天生具有辦事有始有終的驅動力。因此透過五秒法則,在開始行動後,你將會有更高的機率去完成目標。

結論

事情處理的優先順序固然重要,但若沒有建立好心態、做好規劃,恐怕在執行面還是有困難。希望透過本文的介紹,能讓你了解為什麼會拖延以及如何終結拖延。以下是終結拖延症的九大金句回顧:

<心態面>
遊戲模式:人每天的狀態不可能完全一樣。
降低門檻:人只有看到一定的可能性才會想去行動。
想像過程:目標是有具體執行過程的願望。

<規劃面>
清空大腦:大腦是用來思考,不是用來記雜事的。
目標細分:遠大的目標必定是由多個小目標所組成。
零碎時間:我們無法增加時間長度,但可以提高時間價值。
預留空白:計畫趕不上變化,仍要做好規劃。

<執行面>
期限壓力:充裕的時間是拖延症的溫床。
五秒法則:倒數5-4-3-2-1,行動吧!在大腦抗拒之前。

另外,我覺得大多數人在寫日計劃時,都是以半小時、一小時為單位,因此較常忽略零碎時間,所以倒數5-4-3-2-1,立即規劃你的零碎時間表吧!

空白零碎時間表

不是因為某件事情很困難,你才不想做,而是因為你不想做,所以變得困難。

—《死時誰為你哭泣》

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12 Comments

  1. 做好時間管理就能做好很多事情,今日事今日畢,事情拖到隔天就不好了😁

  2. 目標細分是我最喜歡的解決拖延方法之一,每個小步驟慢慢地被完成後,就會越來越有成就感,然後就順利的完成所有事情!
    謝謝版主的分享,最近正想多練習寫時間表,剛好可以試試上面的表格!

  3. 哇賽!這篇文章感覺對我好有用哈哈哈,雖然我不是拖延症很嚴重的人,但是總感覺自己還是要把這個壞習慣改掉,文章中提到的遊戲模式感覺還可以讓座事情變得好玩、有成就感,我覺得可以試試看規劃個遊戲模式來玩玩看,非常感謝版主的建議~~

  4. 零碎時間表的意思是如果我突然有個5分鐘空閒,我就做5分鐘的規劃事項嗎?感覺很不錯的方法

    1. 對的,就是規劃5分鐘可以做什麼事,之後若遇到這種空檔的零碎時間就可以直接進行~

  5. 天啊看到這篇文章我終於有方向了,我以前是因為雜事很多但是都很簡單瑣碎就常常去拖延他,導致我之後再做其他事情的時候常常無法專注,看線上課程的時候常常一直在想我等一下還要做什麼什麼,結果搞得一整天過去了進度還是沒什麼進展,看到這篇文章我比較有方向了。
    就是清空大腦,並且目標細分去一一完成待辦事項,感謝版主的分享。

    1. 其實很多人都這樣啊~人一天會產生太多想法了! 希望有幫助到你

  6. 我就是一次給自己太多期許要完成,常常半途就感到無力,之後的事也不了了之

    計畫趕不上變化,仍要做好規劃。說的真好,即便沒辦法順利進行,但至少要有個方向

  7. 超喜歡5秒法則的,自己本身就是想很多的人,容易變成完美主義,最後做不到事情。

    其實完美主義不是不好,對自己有要求的是好事,但要有一個階段式的成長。

  8. 很喜歡這篇文章,因為我有很嚴重的拖延症XD了解自己的拖延習慣去改進、調整、計畫。希望有天我能夠擺脫拖延症!!!

  9. 沒錯,安排優先順序真的可以讓想做的事情,更價的順長完成,千萬不要一拖再拖,不然很多事情到最後都會變得非常急迫~~~

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